Vier Fragen zum Thema „E-Mail-Archivierung“

 1. Müssen E-Mails tatsächlich archiviert werden?

Ja und nein. E-Mails unterscheiden sich lediglich in der Form der Übermittlung von dem, was früher gedruckt und per Post oder Fax auf den Weg gebracht bzw. intern als Aktennotiz in Umlauf gegeben und abgelegt wurde. Was bisher galt, gilt auch heute.

2. Entscheidungskriterium für die Aufbewahrungspflicht?

Sobald eine E-Mail eine rechtsrelevante Erklärung enthält, vom Charakter her einem Handels- oder Geschäftsbrief entspricht, einen Buchhaltungs-Beleg darstellt, der Dokumentation von betriebswichtigen Vorgängen dient oder den „sonstigen Unterlagen, welche für die Besteuerung von Bedeutung sind“, zugeordnet werden kann, greift die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach HGB und Abgabenordnung (AO). Für viele E-Mails trifft das zu.

Die Antwort lässt sich oft auch ganz einfach finden: Würde das betreffende Schriftstück oder Dokument, falls es in Papierform vorläge, unter normalen Umständen im Unternehmen aufbewahrt werden? Wenn ja, muss auch die E-Mail aufbewahrt werden.

3. Müssen E-Mails in elektronischer Form archiviert werden?

Ja. Während die Aufbewahrungspflicht in den §§ 239 und 257 des HGB sowie in den ursprünglich fast gleich lautenden §§ 146 und 147 der AO längst geregelt ist, gelten für Art und Umfang die seit 1.1.2002 in der AO deutlich erweiterten Regeln.

Wo sich das HGB mit Aufbewahrung begnügt und die digitale Form erlaubt, schreibt § 147 Abs. 2 der AO nunmehr vor, dass „Bücher, empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und die sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, so aufzubewahren sind, dass sie jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können“(!), falls sie auf Datenträgern geführt bzw. aufbewahrt werden. Diese Erweiterung schafft die Voraussetzungen für die sog. elektronische Steuerprüfung, die im Absatz 6 desselben Paragraphen formuliert ist.

4. Bedeutet das tatsächlich die digitale Archivierungspflicht für E-Mails?

Denkbar wäre schließlich, dass E-Mails ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden. Klarheit schaffen hier die GDPdU, die den Umgang mit den §§ 146 und 147 AO erläutern (sollen). Dort heißt es in Abschnitt III unter „Archivierung digitaler Unterlagen“: „Originär digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren“. Und weiter: „Originär digitale Unterlagen sind die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die darin erzeugten Daten“. Für E-Mails trifft diese Definition in jedem Falle zu, ebenso für Faxe.